返信を催促する

海外の取引先と仕事をしていて、最も困ることの一つといえばメールの返信がこないことである。以前にもどうやってメールの返答率が上げるか考察を行なったが、相手が必ずメールを読んでいるとも、返事を返してくれるとも限らない。私がまだまだ権限も何もないペーペーだからと言うのもあるが、それはそんなに甘くはない。

メールは基本的には緊急性のある連絡手段ではないので、すぐに返信が来なくても文句を言うことはできない。日本人の場合は、答えを持ち合わせていなくても、「いついつまでに返事をする」くらいのレスポンスが来る事が多いが、海外からはこのような中間報告の類の連絡を一切よこさない人も全然いる。

それどころか、ほとんどメールを無視しているのではないかと思える人すらいるから厄介だ。

日本国内でもメールの返信が来ないと電話をして催促したりと結構面倒なのだが、海外の場合は時差もあるし、電話でネイティブと対峙するのは圧倒的に向こう側に主導権を握らせる行為でもある。できれば避けたいと思う人は多いはずだ。

少しメールの返信が遅れただけで、毎回催促の電話が来るのはお互いに面倒でもある。だから、とりあえずはメールで返信を催促する、リマインドの方法を考えたい。

リマインドに関しては、何度目の催促かによってある程度の強弱をつける。だがそれほどパターンは多くない。まずかなりベーシックなリマインドを紹介しよう。

This is just a friendly reminder that I am waiting for your reply to my email I sent you on Feb 17.

Please reply at your earliest convenience.

2月17日に送ったメールの返信を頂きたく、リマインドしました。都合がつき次第返信ください。

このくらいで良いのではないかと思う。これは結構丁寧なリマインドであり、私がまさに使っているリマインドメールだ。2-3日返信が来ない場合にリマインドの一発目として送る。このくらいの表現で丁度良いと思っている。

また、リマインドをするときは、オリジナルのメールも一緒に送るようにした方が良い。相手にとってメールを探す手間がない方が絶対に返信が来やすい。タスクをちょっとでも後回しにするとつい忘れてしまうのは万国共通だ。

常識的な相手であれば、ここで何らか返信がくる。何の進捗がなかったとしても、大抵は中間報告と完了予定時期等の情報をくれる。ちなみに、ここまでに返信をくれるのはそれでもまだ、比較的良い人の部類である。

もちろん一度リマインドをしたくらいでは返信をよこさない人だっている。その場合は2度目のリマインドを行う。

2度目のリマインドはいつまでに返信が欲しいか、期限をつけた方が良い。また、返信が来ないと困る経緯も付け加えて良い。

I’m writing to remind you that I have not received the reply yet.

We need your reply by the end of this week since your information is necessary to complete the report.

まだ返信を受け取れていないのでリマインドです。報告書を完成させるにはあなたからの情報が必要なため、今週末までに返信するようお願いします。

一度目よりは多少は強めにリマインドを書く。ただし、2度目くらいであればそれほど強く言う必要はない。次の例のように、”you”を主語にすると、相手を非難するような表現に受け取られることもあるので気をつけたい。

You have not replied the email.

あなたはまだ返信していない。

2回もリマインドをすれば流石に何らかのレスポンスはあってしかるべきだ。相手がどこの国の人であれ、複数日に渡って2回のリマインドが来ているのに返事を無視されるとメールだけでは手の打ちようがなくなってくる。

返信しにくい内容であれば、何度リマインドしても返信が帰ってこないこともある。これはもう苦労してどうにかするしかない。電話でリマインドすることを検討し始めなければならない。

ただ、私はリマインドは3回までは効果があると体感している。3度目のリマインドは、どのような相手であれ基本的には強目の文面にしなければならない。

件名: ☆Urgent

This is the third reminder that I am sending.

Your prompt response is appreciated.

これは3度目のリマインドです、早めの返信をお願いします。

※件名にUrgent を入れることで緊急性を強調する。!を使うとスパムで弾かれる事があるので注意。

これが3度目のリマインドだと明示してこちらの苛立ちを表す。また、あまり経緯を細かく説明する必要はなく、とにかく返信をよこすように要求する。

ちなみに大文字にするととても怒っている表現になる。

This is the THIRD REMINDER that I am sending.

怖い。。。

これは多分やりすぎだ、こんなメールが来ると流石に怖い。メールで最大限の怒りを表す場合はこのような表現をするが、ネイティブ同士でも滅多にない表現であるから基本はここまでしない方が無難である。

ここまでやっても返事が来なければ、電話して返事をよこすように催促するしかない。だが、あまり重要でないことは、もうなかったことにする場合もある。

リマインドは完全にコピペで使いまわしすれば十分なので、上記のように何度目のリマインドかで強弱をつけ、返信を促すように戦略を持って引き出しを持つようにすると良い。上記は私がよく使うリマインドなので、真似していただいて構わないw

返信を催促する” に対して1件のコメントがあります。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

次の記事

AROMA@ヤエチカ